¿Qué es un plan de prevención de las pérdidas y el desperdicio alimentario?
El plan de prevención del desperdicio es un listado de acciones en las cuales una empresa se propone prevenir y reducir las pérdidas y el desperdicio generado. Y se crea un documento en el que la empresa define de manera concreta las acciones que realizará para prevenir y reducir las pérdidas que genera con su actividad.
Apostar por la realización de un plan de prevención de las pérdidas y el desperdicio alimentario permite en muchas ocasiones detectar márgenes de mejora que no se habían detectado previamente y se puedan incorporar soluciones que mejoren los resultados.
Este plan permite reflexionar sobre el efecto de las acciones de cada empresa, tanto dentro como fuera de sus instalaciones o explotaciones y, además, sirve para dar visibilidad de las acciones al resto de agentes de la cadena alimentaria.
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¿Cuáles son los beneficios de crear un plan?
- Económicos: cuando un producto se convierte en una pérdida para la empresa, no solo se pierde su valor, sino también los recursos económicos que se han invertido para producirlo o fabricarlo, además del coste de destruirlo.
- Sociales: con toda la comida que se tira se podría alimentar a toda la población mundial en situación de desnutrición o malnutrición y como parte del sector alimentario, también hay que tener en cuenta esta parte más social y hacer un esfuerzo para garantizar el derecho de alimentación a las personas.
- Ambientales: producir, transformar y comercializar los productos alimentarios requiere de recursos hídricos, de tierra, combustible, fertilizantes… Los recursos del planeta son escasos y el cambio climático es cada vez más una amenaza. Démosles una salida más sostenible que su destrucción.
- Legales: el nuevo proyecto de Ley contra el Desperdicio Alimentario tiene previsto entrar en vigor el próximo 2 de enero y toda empresa deberá tener un plan para prevenir las pérdidas y el desperdicio alimentario así como seguir la jerarquía de prioridades para gestionar el excedente en el caso de que exista.
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10 principios para elaborar e implementar un plan de prevención y reducción de las pérdidas y el desperdicio alimentario
1) Definir los objetivos estratégicos del plan
Definir cuáles son las motivaciones de la empresa para reducir las pérdidas y el desperdicio. Siempre ligados a los objetivos generales de la misma. Y si ya existen otras políticas o planes, se trata de ampliar e incorporar la perspectiva de la reducción del desperdicio.
2) Designar a una persona responsable o equipo de trabajo
Dependiendo del tamaño de la empresa, se designará a una persona responsable o a un equipo que se encargue de coordinar todas las acciones, centralizar la información y tomar las decisiones pertinentes para que el plan se lleve a cabo con éxito.
Elegir a la persona o equipo dependerá del tamaño de la empresa, los recursos, la complejidad y los objetivos que tenga el propio plan. En el caso de que sea un equipo, siempre se tendrá que nombrar a una persona responsable del plan, normalmente una persona visible para toda la empresa y que tenga autoridad y autonomía suficiente para tomar decisiones.
Es imprescindible que aunque sea solo una persona o un equipo el encargado, toda la empresa esté al corriente de la puesta en marcha del plan, ya que así se puede garantizar el éxito.
3) Describir el ciclo de vida de los productos
En este punto es necesario describir los productos que se producen, transforman y/o comercializan en la empresa, las líneas de producción de estos y su destino final.
3.1 Describe los productos, las líneas de producción y las materias primas
En este punto se deben describir todos los productos producidos, transformados o comercializados en la empresa. Así como sus volúmenes, procesos de producción/transformación y comercialización o las materias primas utilizadas y sus orígenes.
3.2 Salida de estos productos
¿Qué se hace con los productos? ¿Acaban en el vertedero? ¿Se valorizan? ¿Cómo? ¿Dónde? En este punto hay que definir cuál es el destino final de los productos, donde se redirigen, cual es la cantidad anual, el precio y el coste total final.
4) Cuantificar las pérdidas y el desperdicio
El primer paso para cuantificar es analizar las pérdidas y el desperdicio actual de la empresa y cuantificar los distintos tipos generados, los volúmenes y los motivos. Las pérdidas y el desperdicio se pueden generar tanto en las instalaciones de la misma empresa como fuera (proveedores que cancelan el producto, cooperativas que envían el producto en mal estado…).
Un proceso para cuantificar podría ser el siguiente:
4.1 Definir el alcance de la cuantificación
- Definir los productos o líneas de producción
- Definir el periodo de tiempo durante el cual se va a cuantificar el producto
- Definir las pérdidas y el desperdicio en las distintas operaciones del proceso productivo, transformación o comercialización
- Definir la tipología de desperdicio
- Motivos que han causado que ese producto acabe en excedente
- Solución o salida que se le da a ese excedente
4.2 Escoger la metodología que usarás para la cuantificación
- Definir los indicadores que se quieren reflejar
- Comprobar la disponibilidad de datos existentes
- Escoger el método de cuantificación más adecuado para la empresa
4.3 Cuantificar
- Definir un cronograma de actividades de cuantificación y asignar un responsable a cada tarea.
- Definir todos los materiales necesarios para cuantificar y la inversión necesaria.
- Realizar formación al personal y más en detalle a las personas que se van a hacer responsables de cada tarea asignada previamente. Lo ideal sería realizar un piloto de cuantificación y comprobar si ha habido algún error o si puede mejorarse de alguna forma.
- Recopilar todos los registros y extrapolar los datos obtenidos dejando claro el criterio utilizado para elegir las muestras y el cálculo utilizado para extrapolar los datos.
- Hacer un resumen de los datos obtenidos y convertir los resultados en indicadores económicos, ambientales y sociales.
Habrá que crear un cronograma de actividades de cuantificación junto a los responsables de hacer cada tarea. En este punto se tendrá que tener en cuenta todos los materiales necesarios para cuantificar, la inversión necesaria, el personal necesario y su posible capacitación, la recopilación de los datos y su conversión en indicadores económicos, ambientales y sociales.
5) Analizar las causas de las pérdidas y el desperdicio y definir e implementar las acciones de prevención y reducción
5.1 Definir la causa de las pérdidas y el desperdicio
Tocará reflexionar si las causas son regulares o accidentales, si son internas o externas, si derivan de operaciones comerciales, etc. Hay que tener en cuenta que en muchas ocasiones las pérdidas pueden ser responsabilidad de la empresa, pero en otras pueden derivar de factores totalmente externos (cancelaciones, cambios en la demanda…).
5.2 Reflexionar en nuevos objetivos, metas y acciones
Antes de definir las acciones que se llevarán a cabo para prevenir y reducir las pérdidas y el desperdicio es importante debatir cuáles serán los nuevos objetivos y metas que queremos alcanzar, así como las acciones que se llevarán a cabo. Siempre teniendo en cuenta la jerarquía de prioridades indicada en el proyecto de Ley contra el desperdicio alimentario.
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5.3 Definir un programa de acciones de prevención y reducción del desperdicio
Aquí todo dependerá del tamaño de la empresa. Obviamente deberá ser un programa mucho más detallado para empresas con procesos más complejos y deberán ampliar la información con todos los procedimientos e instrucciones de trabajo para que pueda desarrollarse efectivamente.
6) Identificar los puntos críticos y definir medidas correctivas
Aunque se realicen todas las acciones de prevención y reducción, de manera inevitable, se generará excedente: ya sea por causas que están fuera de control, el mismo proceso genera salidas de producto de forma inevitable o porque con los recursos existentes no se ha podido implementar una acción de prevención en el origen. Cuando se detecta ese punto crítico, hay que actuar rápido para valorizar ese excedente y que no se convierta en residuo.
¡En Phenix podemos ayudarte a valorizar tu excedente!
7) Formar al personal para prevenir las pérdidas y el desperdicio
Para prevenir las pérdidas y el desperdicio alimentario, es imprescindible que todo el personal de la empresa conozca y comparta los valores ambientales y sociales que implica:
- Identifica en qué áreas de la empresa hay que incidir más y cuál es el perfil de los trabajadores.
- Define las acciones de sensibilización y formación.
- Implementa las acciones: pueden ser charlas informales, inclusión por escrito en la newsletter interna, talleres teóricos y prácticos, cursos de formación, visitas externas, actividades lúdicas…
- Evalúa el éxito de cada una de las acciones realizadas, verifica el impacto que han tenido y si han cumplido con tus expectativas.
8) Crear un sistema de seguimiento, documentación y registro de todo el plan de prevención del desperdicio
Para comprobar el desarrollo correcto del plan creado, se debe realizar un sistema de seguimiento, documentación y registro de las diferentes acciones realizadas en el que se deberá:
8.1 Recopilar la información generada
Todos los documentos, fichas de soporte utilizadas, registros, etc durante todo el proceso del plan. deben estar a mano. Ejemplos de ellos serían: la lista de productos/líneas de producción de la empresa, materias primas, listado de soluciones de valorización, listado de acciones de prevención y reducción…
8.2 Realizar el seguimiento del plan de acciones de prevención y reducción del desperdicio
Unifica -si no se ha hecho ya previamente- en un solo documento todas las acciones de prevención y reducción puestas en marcha.
8.3 Realizar el seguimiento de los puntos críticos y de las acciones correctivas
En el punto 6, se habrán definido los puntos críticos en los que se produce desperdicio alimentario y se habrán definido las medidas correctivas. En este punto se trata de crear un documento independiente con todas las acciones de vigilancia y control de los puntos críticos.
8.4 Realizar el seguimiento de las actuaciones de formación
Por cada actividad de formación, se deberán de definir los objetivos, los indicadores de seguimiento de los logros conseguidos, la frecuencia de seguimiento, la persona responsable y el registro.
9) Comunicar los resultados conseguidos gracias al plan de prevención del desperdicio
Define las acciones de comunicación que se llevarán a cabo, en qué fechas se quieren comunicar y cómo va a realizarse. Si ya existe un plan de comunicación, se deben integrar las acciones en el mismo, sino, se pueden explicitar las acciones en un documento específico.
Para empresas que no están acostumbradas a comunicar externamente información social y ambiental, puede ser interesante asociarse con un partner como Phenix, líder en actuar contra el desperdicio alimentario, pero también con otros agentes, asociaciones benéficas y hasta la administración pública.
Las acciones de comunicación con respecto al plan responderán a:
- La aseguración de una implantación correcta del plan y su desarrollo interno.
- Comunicar a la sociedad su compromiso para reducir las pérdidas y el desperdicio alimentario.
- Cumplir los requisitos de información obligatoria de la Administración.
9.1 Comunicación interna
A nuestro personal. Por un lado, comunicar al personal las fases y acciones del plan, la evolución del excedente en la empresa y el logro de los objetivos marcados. Puede hacerse a través de cartelería, newsletter, correo electrónico, reuniones informativas, tableros de noticias…
Por otro lado, es óptimo que el personal aporte información o conocimientos relevantes, por lo que se puede definir la apertura de canales de comunicación interna. Coordinar reuniones con las personas responsables, con sus equipos, buzón de sugerencias, reunión participativa, reunión en grupo, encuestas…
9.2 Comunicación externa
Al público general y/o a nuestros clientes o proveedores. ¿Y cómo podemos hacerlo? A través de notas de prensa, participando en eventos online y offline (entrevistas, jornadas, foros, ferias, webinars…), a través de newsletters, organizando visitas a las instalaciones…
10) Verificar y actualizar el Plan
A parte del seguimiento realizado en el punto anterior, es necesario que anualmente se realice una valoración global del plan de prevención del desperdicio para comprobar que se están cumpliendo los objetivos marcados y en el caso de que no, realizar las modificaciones necesarias.
10.1 Verifica tu plan
- Comprueba que las actividades realizadas por la empresa se realizan conforme a los procedimientos establecidos.
- Identifica posibles problemas en los procedimientos y en su mejora.
- Comprueba toda la documentación y registros asociados al plan para garantizar su implantación y que estén actualizados correctamente.
- La comprobación de todos los indicadores de seguimiento, del cumplimiento de los objetivos: del programa de acciones de prevención y reducción, de las cantidades de excedente, del control de los puntos críticos y las medidas correctivas y de las acciones de formación.
10.2 Actualizar el plan
Después de analizar si el plan ha funcionado o no y por qué, se deberán aplicar cambios, que quizá modificarán los procedimientos anteriormente marcados. Es necesario que se modifique en todo el plan todos y cada uno de los cambios para que quede documentado y pueda transmitirse de nuevo a todo el personal.
Descarga distintos assets que te serán útiles para preparar tu plan de prevención de las pérdidas y el desperdicio:
Artículo inspirado en la «Guía per a la implantació d’un pla de prevenció i reducció de les pèrdues i el malbaratament alimentari a les empreses agroalimentàries» publicado por el Departamento de Agricultura, Ganadería y Pesca de la Generalitat de Catalunya en julio de 2019.
