Une fiche de stock est l’un des moyens pour une entreprise de suivre l’état de son stock. Voici comment créer une fiche de stock -ou fiche d’inventaire- efficace.

Qu’est-ce qu’une fiche de stock ?

Document papier ou informatique, la fiche de stock se présente généralement sous forme de tableau.

Fiche de stock : définition

Une fiche de stock est un document sur lequel on retrouve l’ensemble des informations relatives à l’état d’un stock. Il récapitule les entrées et les sorties de marchandises -matières premières ou produits finis. Les entrées correspondent à l’achat ou à la production. Les sorties correspondent à la vente de marchandises ou éventuellement au don.

Il permet de connaître le stock final d’une entreprise à la fin d’une période donnée. Ainsi, le gestionnaire de stock peut savoir précisément combien de marchandises il reste en réserve. Il peut ainsi réaliser des commandes pour réapprovisionner son entrepôt ou magasin.

Pourquoi réaliser une fiche d’inventaire ?

Il existe plusieurs raisons de faire des fiches de stock. D’une part, cela permet de connaître précisément l’état de sa réserve à un moment donné : cela évite les stocks morts ou les palettes oubliées.

fiche de stock
Pas toujours facile de suivre les stocks

Connaître son stock final permet à l’entreprise d’éviter les surstocks : si l’on se retrouve avec un surplus de marchandises, le gestionnaire va commander moins d’articles lors d’un prochain approvisionnement.

Au contraire, cela permet aussi d’échapper aux ruptures de stock : des articles en situation de stock critique pourront être rapidement commandées à nouveau.

Une fiche de stock permet également d’évaluer rapidement la valeur du stock, car le prix unitaire est intégré sur la fiche. Elle permet de calculer de nombreuses valeurs, comme le taux de rotation des stocks.

C’est un outil précieux pour une bonne gestion de stock [LIEN] et pour identifier les commandes à venir ou les lots à écouler en priorité.

Concevoir une fiche de stock efficace

Pour une petite entreprise, un logiciel de gestion de stock n’est pas forcément nécessaire. Un tableau de fiche de stock peut être réalisé simplement sur Excel.

Les informations à rentrer sur une fiche d’inventaire

Pour faire une fiche de stock, il est important de connaître :

  • le nom des articles et leur quantité ;
  • la date d’entrée (achat) ;
  • la date de sortie (vente) ;
  • le prix unitaire au coût moyen unitaire pondéré.

Vous pourrez ainsi calculer la valeur totale du stock et l’état du stock final. Vous pouvez également ajouter certaines informations telles que :

  • le délai de livraison ou la durée moyenne de production ;
  • le niveau de stock d’alerte (ou stock critique) pour lequel il vous faudra recommander ;
  • le niveau de stock maximal pour éviter les surstocks.

Cela vous permettra d’obtenir des informations sur la tenue des stocks et la nécessité ou non de réachalander.

Il est possible de trouver de nombreuses fiches de stock vierges sur Internet. Toutefois, il est important de les personnaliser avec les données de votre entreprise. Chaque gestionnaire de stock aura sa propre façon de gérer son entrepôt. Le principal est de pouvoir anticiper ses commandes suffisamment à l’avance pour éviter les défauts d’approvisionnement.

Quand remplir les fiches d’inventaire ?

L’idéal est de remplir la fiche d’inventaire à chaque entrée ou sortie de marchandise. Ainsi, on a une idée de l’état du stock en temps réel.

Il est aussi possible de faire un récapitulatif de l’état du stock à une période donnée. Lors d’un inventaire, on identifie l’ensemble des articles entrants et sortants -sur une année par exemple. Cela permet d’identifier les stocks dormants et de les écouler pour faire de la place en entrepôt.

Pour une plus grande fluidité, réalisez le bilan du stock le plus fréquemment possible. Besoin de faire un audit de votre entrepôt ? Contactez-nous !