L’inventaire d’un magasin est une étape indispensable pour une bonne gestion des stocks. Voici quelques conseils pour bien préparer et organiser son inventaire magasin.
Inventaire magasin : quand, pourquoi, comment ?
L’inventaire est une évaluation des stocks d’un entrepôt ou d’un magasin, les stocks étant les marchandises qui n’ont pas encore été vendues. Elle permet de connaître la quantité et la valeur des stocks, et est essentielle pour réaliser le bilan comptable d’une entreprise.
L’inventaire de stock est obligatoire
Toute entreprise exerçant une activité commerciale se doit de faire un inventaire de stock au moins une fois par an. C’est une obligation légale. Les entreprises doivent réaliser un inventaire annuel, mais il peut être préférable de le faire plusieurs fois par an, pour faciliter la gestion des stocks.
Un inventaire de magasin est non seulement obligatoire, mais aussi utile pour limiter la création de stocks morts, éviter les ruptures de stock et écouler les invendus si nécessaire. En règle générale, on réalise un inventaire permanent au quotidien pour enregistrer toutes les entrées et sorties de marchandises, et un inventaire physique une fois par an pour se rendre compte de l’état des stocks.
C’est sur la base de cet inventaire que l’on peut réaliser la comptabilité de son entreprise. Basiquement, on connaît ainsi la différence entre la valeur des marchandises achetées ou produites et celles qui ont été vendues.
Comment préparer un inventaire magasin ?
Un inventaire de stock doit être minutieusement préparé pour être réussi. Voici les éléments à préparer avant un inventaire magasin :
- Identifier la surface d’inventaire à réaliser ;
- Mettre en place une méthode inventaire, physique ou numérique ;
- Mobiliser les équipes ou embaucher des personnes extérieures ;
- Identifier les stocks à inventorier par un marquage.
Il vaut mieux fermer le magasin lors de l’inventaire pour faciliter le comptage.
Les bons outils pour un inventaire de stock
Un gestionnaire doit avoir à sa portée de bons outils pour réussir son inventaire. Entre autres, la création de fiches de comptage est primordiale.
Quelles marchandises sont concernées par un inventaire de magasin ?
Toutes les marchandises doivent être incluses dans l’inventaire. Par exemple, dans le cas d’un supermarché, l’inventaire doit concerner les produits en rayon et les marchandises en réserve.
Les plus petits magasins ou entrepôts peuvent réaliser le comptage à la main. Les plus grands peuvent scanner les codes-barres ou suivre les stocks par l’intermédiaire d’étiquettes RFID. L’inventaire magasin peut être fait en format papier ou à l’aide d’un logiciel de gestion des stocks. En revanche, quelle que soit la taille de l’entrepôt, un inventaire physique -avec la présence de personnel sur place- est indispensable pour ne réaliser aucun oubli.
Que comporte une fiche de comptage de stock ?
Une fiche de comptage doit inclure ;
- la dénomination du bien ;
- la valeur du bien (coût unitaire). On peut ajouter le coût d’acquisition ou le coût de revient.
- la date d’entrée du bien, et sa date de péremption s’il s’agit d’une denrée périssable ;
- la quantité de marchandises.
Après inventaire, une copie des fiches de stock doit être transmise à la comptabilité pour évaluer le bilen comptable de l’entreprise.
Pourquoi réaliser un inventaire régulier ?
Plus l’inventaire est réalisé régulièrement, plus on évite la création de stocks dormants. En outre, les denrées périssables peuvent être périmées à la date de l’inventaire et doivent alors être détruites. C’est pourquoi les gestionnaires de produits frais ou alimentaires doivent réaliser un inventaire fréquent.
Une bonne solution est de s’équiper d’un logiciel de gestion de stock qui réalise un inventaire permanent. On double cette gestion d’un inventaire physique au moins 2 fois par an.
Après l’inventaire magasin : que faire des stocks morts ?
L’inventaire permet d’identifier les marchandises vendues au cours de l’année, mais également les stocks d’invendus à écouler. En effet, certaines marchandises stockées peuvent avoir été oubliées ou ne sont pas vendues. Elles sont alors considérées comme des stocks morts.
Pour éviter que ces marchandises n’occupent de l’espace de stockage inutilement, il est nécessaire de les vendre ou de les donner. L’enjeu, pour un magasin ou un entrepôt, est de limiter ces stocks d’invendus. On prépare alors les commandes en amont pour limiter les stocks l’année suivante.
Une solution pour écouler les invendus doit être trouvée. Déstockage, promotions en magasin ou don aux associations sont les solutions les plus intéressantes pour les gestionnaires. Vous souhaitez trouver une solution pour bien réaliser votre inventaire magasin et limiter les invendus ? Contactez-nous !
